Die Ausgangslage
Rechnungen kommen bei uns per E-Mail und per Post an. Früher begann damit die Handarbeit: Rechnungen ausdrucken, Briefe abheften, die passende Kontierungsnummer heraussuchen, die Rechnung in der Buchhaltungssoftware von Hand anlegen und den Beleg hochladen. Und das bei jeder einzelnen Rechnung, Monat für Monat. Dazu kommt die E-Rechnung, ein XML-Format, das sich ohne passende Software kaum lesen lässt.
Deshalb haben wir Invoice Flow gebaut. Seitdem nutzen wir es bei zeit:raum im Alltag, für Belege aus dem E-Mail-Postfach und dem Briefkasten, genauso wie für E-Rechnungen.
Vom Postfach bis zur Buchhaltung
Invoice Flow ruft das E-Mail-Postfach jedes Mandanten regelmäßig ab und erkennt automatisch, ob eine Mail überhaupt eine Rechnung enthält. Die Anhänge werden anhand ihres Inhalts erkannt, nicht anhand des Dateinamens. Anschließend liest die KI sie aus. Rechnungen per Post werden eingescannt oder mit dem Handy fotografiert und per Drag & Drop in Invoice Flow hochgeladen. Ein Klick auf „Analysieren & anlegen“ genügt.
Empfangen
Aus dem E-Mail-Postfach oder als Scan bzw. Foto per Drag & Drop. Rechnungen werden automatisch erkannt.
Import✓ Kassenbon erkannt 1 Anhang (PDF, Scan)
Lesen
Texterkennung macht aus PDF, Scan oder Foto lesbaren Text.
TexterkennungREWE SUMME EUR 73,27 A= 19,0% 10,20 B= 7,0% 63,07 21.03.2026 10:29
Verstehen
Ein Sprachmodell liest die Angaben nach einem festen Schema aus.
KI"document_type": "receipt", "net_amount": 67.51, "gross_amount": 73.27, "vat_rates": [19, 7]
Zuordnen
Mandant und Buchungskonto aus dem Kontenrahmen genau dieses Mandanten.
KIzeit:raum development 3 Kandidaten: 46530 · 41400 · 49300 Sicherheit: mittel
Prüfen & freigeben
Ein Mensch prüft die Angaben und wählt das Konto. Bei Bedarf gibt ein Genehmiger frei.
Mensch19 % 10,20 € → 46530 7 % 63,07 € → 46530 ✓ entspricht Beleg
Ablegen & übergeben
Ins Archiv des Mandanten und an die Buchhaltung, mit Buchungshinweis.
automatisch✓ archiviert Eingangsrechnung ✓ an Buchhaltung Buchungskonto: 46530
Ein echter Kassenbon auf dem Weg durch Invoice Flow, gezeigt mit einer kleinen Auswahl der ausgelesenen Werte. An die Buchhaltungssoftware gehen alle Werte, dazu der Beleg mit einem Buchungshinweis.
Das Herzstück ist das Auslesen. Erst liest eine Texterkennung den Beleg, dann versteht ein Sprachmodell, was darauf steht: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Brutto, Steuersatz, Währung, Zahlungsart und Leistungszeitraum. Es erkennt, ob es sich um eine Rechnung, einen Kassenbon oder eine Gutschrift handelt. Auch Reverse Charge und Fremdwährung erkennt es.
Ein Beispiel: 19 % und 7 % auf einem Kassenbon. Steht die Steueraufstellung eindeutig auf dem Beleg, legt Invoice Flow je Steuersatz einen eigenen Posten an. Ist sie unklar, gibt es einen Hinweis statt einer geratenen Aufteilung.
Was die KI unter anderem ausliest
- Lieferant
- Wolkenhafen Hosting GmbH
- Rechnungsnummer
- WH-2026-08-1187
- Datum
- 01.08.2026
- Leistungszeitraum
- 01.08.2026 – 31.08.2026
- Netto
- 111,30 €
- Steuersätze
- 19 %
- Brutto
- 132,45 €
- Zahlungsart
- Lastschrift
49010 · Server- und Domainkosten
KI-Hinweis: Die Rechnung betrifft Cloud-Server, eine Managed-Datenbank und Domains/SSL-Zertifikate, was exakt der Beschreibung des Kontos 49010 (Server- und Domainkosten) entspricht.
- Rechnung erkannt
- Konto sicher zugeordnet
So liest Invoice Flow bei uns im Alltag echte Rechnungen aus, von der Hosting-Rechnung bis zum Kassenbon. Pro Beleg dauert das sechs bis zehn Sekunden. E-Rechnungen liest Invoice Flow direkt aus dem XML, ganz ohne KI, in zwei bis drei Sekunden.
Jedes Unternehmen bucht ein wenig anders. Deshalb wird Invoice Flow für jeden Mandanten individuell abgestimmt: mit seinem Kontenrahmen, Regeln für die Kontozuordnung und Erkennungshilfen. So passen die Vorschläge der KI zur Buchungspraxis genau dieses Mandanten. Trotzdem gilt: Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Jede Ergänzung der KI ist markiert, nichts wird stillschweigend erfunden.
E-Rechnung ohne Kopfschmerzen
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die schrittweise auslaufen. Invoice Flow deckt beides ab: E-Rechnungen empfangen, erstellen, konvertieren und validieren, als XRechnung und ZUGFeRD.
Kommt eine E-Rechnung an, ist das XML führend. Die Daten werden direkt aus dem XML übernommen, ganz ohne KI und Texterkennung. Den Mandanten erkennt Invoice Flow unter anderem an der USt-ID. Lesbar wird die E-Rechnung in einer Datenansicht, auf Wunsch umschaltbar auf PDF oder XML.
Geprüft wird mit dem KoSIT-Validator. Er stammt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die auch den Standard XRechnung betreibt. Der Validator läuft bei uns im Haus. Jede Regel im Prüfbericht ist verständlich erklärt: was sie bedeutet, was der Aussteller tun muss und ob sie steuerlich relevant ist.
Eine XRechnung, drei Ansichten
Eine Beispielrechnung an eine fiktive Behörde, in Invoice Flow erstellt und beim Finalisieren geprüft. Umschalten wie in der App: PDF, Daten oder XML.
Aus fast jeder Rechnung wird eine geprüfte E-Rechnung. Beim Umwandeln nimmt Invoice Flow PDF, Scan, Foto, Word, Excel oder eine vorhandene E-Rechnung und macht daraus in vier Schritten eine XRechnung oder ZUGFeRD, auf Wunsch im Originaldesign.
Ausgangsrechnungen werden direkt als E-Rechnung erstellt. Vor dem Finalisieren prüft Invoice Flow IBAN, USt-ID und Leitweg-ID; anschließend wird die Rechnung mit dem KoSIT-Validator geprüft. Storno und Korrektur sind eigene Dokumente, jede finalisierte Rechnung landet automatisch im Archiv.
Der Arbeitsplatz
Im Arbeitsplatz liegen Beleg und Formular nebeneinander. Die KI hat die Felder bereits ausgefüllt. Für das Buchungskonto schlägt sie ein Konto aus dem Kontenrahmen des Mandanten vor. Ein Buchungskonto wird nur vorbelegt, wenn die KI sicher ist. Sonst zeigt sie mehrere Kandidaten und begründet ihre Wahl.
- Mehrere Posten je Rechnung, jeder mit eigenem Steuersatz und Konto.
- Freigabe bei Bedarf für jede einzelne Rechnung. Der Genehmiger bekommt per Klick eine Nachricht.
- Status auf einen Blick: Offen Bearbeitet Warten auf Genehmiger Freigegeben Exportiert
- Übergabe an die Buchhaltung mit Beleg und Buchungshinweis auf Knopfdruck. Angebunden wird über Schnittstellen (APIs), auch an die Software einer externen Buchhaltung oder Steuerkanzlei.
Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet
Kein sicherer Treffer? Dann zeigt Invoice Flow die passenden Konten zur Auswahl und sagt, warum.
Gespeichert wird nur In-House
DSGVO-konform: KI mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), gespeichert nur im Haus. App, Datenbank, Dokumentenarchiv und alle Prüfdienste laufen auf einem eigenen Server bei uns im Haus. Die Belege liegen nicht in einer fremden Cloud. Jede Nacht geht ein Backup auf unser eigenes NAS.
Als Archiv setzen wir auf Paperless-ngx, eine bewährte Open-Source-Lösung für Dokumente. Jeder Mandant hat dort seinen eigenen Bereich, und jeder Beleg wird mit seinem Dokumenttyp abgelegt. Invoice Flow passt sich an die vorhandene Software an: E-Mail-Postfach, Team-Chat, Buchhaltungssoftware und die Tabelle mit dem Kontenrahmen sind über Schnittstellen (APIs) angebunden. Andere Systeme, etwa die Software einer Steuerkanzlei, lassen sich auf demselben Weg anbinden.
Eine Plattform, viele Mandanten
Invoice Flow arbeitet für mehrere Mandanten. Jeder Mandant ist eigenständig: mit eigenem Postfach, Archivordner, Kontenrahmen samt Regeln für die Kontozuordnung, Erkennungshilfen, Nummernkreisen und Rechnungssteller-Profil.
Für welchen Mandanten eine Rechnung ist, erkennt Invoice Flow selbst: am Empfänger, an der USt-ID oder an Erkennungshilfen wie den Namen von Mitarbeitenden. Admins sehen alle Mandanten, Mitarbeitende nur ihren eigenen. Das setzt der Server durch, auch für den KI-Assistenten.
- Wolkenhafen Hosting GmbH132,45 €
- Kompass IT-Schulungen e. K.1.887,34 €
- Hotel Rheinterrasse GmbH310,02 €
- Lumenframe Ltd.528,00 USD
- Büroversand Klammer & Co. KG74,14 €
- Trattoria Sonnenwinkel52,70 €
- Wolkenhafen Hosting GmbH29,04 €
- Reichweite Online-Marketing GmbH1.832,60 €
- Löffelglück Catering GmbH647,57 €
Fragen statt suchen
Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu den Rechnungen in normaler Sprache, zum Beispiel „Offene Rechnungen über 500 €“. Er antwortet mit Trefferkarten und Summen je Währung. Er darf nur lesen und sieht nur, was der Nutzer sehen darf: Mitarbeitende nur ihren eigenen Mandanten, Admins alle.
Es gibt 4 offene Rechnungen über 500 €:
- 2 in EUR: Summe 2.169,20 €
- 2 in USD: Summe 1.776,00 $
| Monat | Anzahl | Summe netto |
|---|---|---|
| August 2026 | 2 | 1.158,30 € |
| September 2026 | 5 | 599,00 € |
| Oktober 2026 | 6 | 2.008,08 € |
Hier die Summen der exportierten Rechnungen seit August 2026 (nur EUR):
- August 2026: 1.158,30 €
- September 2026: 599,00 €
- Oktober 2026: 2.008,08 €
Und außerdem
Mail-Import mit KI
Das E-Mail-Postfach wird regelmäßig abgerufen, Mails ohne Rechnung überspringt die KI. Mails mit importierter Rechnung bekommen das Label „importiert“.
Duplikate erkennen
Gleiche Datei oder gleiche Rechnungsnummer beim gleichen Lieferanten. Invoice Flow warnt, bevor eine Rechnung doppelt im System landet.
Freigabe pro Rechnung
Bei Bedarf geht jede Rechnung zur Freigabe. Freigeben darf nur der festgelegte Genehmiger, er bekommt per Klick eine Nachricht im Team-Chat.
Übergabe an die Buchhaltung
Ein Klick übergibt Beleg, Posten und Buchungsbemerkung an die angebundene Buchhaltungssoftware. Doppelt übergeben geht nicht.
Archiv je Mandant
Jeder Beleg landet im Ordner seines Mandanten, mit Dokumenttyp wie „Eingangsrechnung“. Gelöscht wird dort nichts.
Suchen und filtern
Suche über Lieferant, Rechnungsnummer, Betreff oder Buchungskonto. Dazu Filter nach Mandant, Status, Zeitraum und Währung.
Status auf einen Blick
„Bearbeitet“ und „Warten auf Genehmiger“ stehen direkt in der Liste.
Storno und Korrektur
Finalisierte Ausgangsrechnungen bleiben unverändert. Storno und Korrektur entstehen als eigene Dokumente.
Prüfseite für alle
Jeder im Team kann eine E-Rechnung mit dem KoSIT-Validator prüfen lassen, ohne sie anzulegen.
Verlässlich im Alltag
Invoice Flow verarbeitet bei uns echte Rechnungen. Damit das so bleibt, prüft es sich dort besonders genau, wo Fehler ins Geld gehen.
- Die KI wird an echten Belegen gemessen. Bevor wir Modell oder Anweisungen ändern, läuft das Auslesen gegen echte Belege mit bekannten Sollwerten. Was vorher stimmte, muss danach weiter stimmen.
- Die Prüfregeln bleiben aktuell. Seit dem Wachstumschancengesetz verlangt das Umsatzsteuergesetz, dass E-Rechnungen grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Der KoSIT-Validator prüft XRechnungen anhand der Regeln dieser Norm und der zusätzlichen Regeln der XRechnung. Ändern sich die Vorgaben, etwa mit einer neuen Version der XRechnung, kommen neue Prüfregeln hinzu oder bestehende ändern sich. Invoice Flow sieht jede Woche automatisch nach, ob es dafür Updates gibt, und meldet sie uns. So bleibt keine Änderung unbemerkt.
- Neue Prüfungen gelten auch für den Bestand. Kommt eine Prüfung dazu, lässt sie sich auf bereits archivierte Belege anwenden. Die Dateien selbst bleiben dabei unverändert.
Tech-Stack
- KI
- Europäische KI · AVVTexterkennung (OCR)Strukturierte AusgabeTool-gestützter Assistent
- E-Rechnung
- XRechnungZUGFeRDKoSIT-ValidatorveraPDFPDF/A-3
- Backend
- Laravel 13PHP 8.4PostgreSQL 18Pest
- Frontend
- Nuxt 4Nuxt UITailwind 4pdf.js
- Archiv & Betrieb
- Paperless-ngxDockerGotenbergGitOpsNAS-Backup
